Solutions pour se constituer ou partager une base de données juridique professionnelle

Moteurs de recherche, CMS, GED ...

Tout est parti d’une question posée sur la liste de discussion Juriconnexion par un avocat solo sur les outils à la disposition des cabinets pour créer leur propre base de données juridique (jurisprudence, articles, modèles/précédents, consultations etc...). En clair, y a-t-il des produits ou solutions à recommander qui permettent le la recherche et le partage avec d’autres collègues/confrères, voire l’exportation/importation automatique de données ?
De manière générale, il n’existe pas à ma connaissance de produit sur étagère ni a fortiori d’application gratuite qui ferait tout cela et marcherait tout seul. Mais qui en fassent une partie assez facilement, oui.

Attention : comme le note Rémy Lérignier, chargé d’assister les doctorants de la faculté de droit de Poitiers, « la "bonne" solution pour répondre à un(des) besoin(s) documentaire(s) reste de toute façon un (ou des) outil(s) dédié(s). Dès que l’on détourne trop un outil de sa fonction initiale, c’est le syndrome (très répandu) du "Excel gestionnaire de base de données" ». En clair : si vous voulez à tout prix utiliser un outil de la suite Microsoft Office autre que SharePoint, ou votre application de gestion de cabinet d’avocats, vous vous exposez à de grosses déconvenues.

S’il faut gérer plus de 300 documents ou si vous ne partagez pas de réseau local, il faut envisager du cloud, un (gros) logiciel de gestion électronique de documents (GED) ou un site web partagé doté d’un CMS et/ou d’un moteur de recherche.

NB : les bases de contrats sont un cas à part, pour lequel il existe des produits dédiés, souvent appelés contrathèques. Voyez notamment ce post de Leeway ou celui-ci d’Avanteam.

Simple, facile et rapide

– Moins de 300 à 500 documents ? Si vous êtes en réseau local Windows ou Apple et que le nombre de documents est faible (moins de quelques centaines), les bons vieux répertoires suffisent.
Pour moteur de recherche, prenez celui de l’Explorateur Windows. Si File Explorer ne vous suffit pas, ce blog recense d’autres moteurs de recherche internes pour PCs [1].

– Mettre les documents sur un Google Drive ou autre cloud (testez Cozy Cloud par exemple, il est français et ne vend pas vos données) et partager les codes d’accès.
L’avis de Beatriz Chatain, knowledge manager du cabinet d’avocats CMS-BFL [2] : « Les solutions de type Google Drive [3] ont l’intérêt de pouvoir être collaboratives mais au bout d’un moment, le problème de volume peut [personnellement, je dirais : va] se poser aussi et donc il faudra payer. Le montant devrait toutefois être moins important qu’un outil ad hoc de type GED. Attention quand même aux accès et à la sécurité ... »

Difficulté moyenne, nettement plus personnalisé

– Le logiciel MediaWiki qui "propulse" Wikipedia a été plusieurs fois utilisé pour de telles bases. Par exemple pour la base de doctrine du Barreau, dite la Grande Bibliothèque du Droit (GBD) ou bien le wiki de La Loi des Ours (Jean Gasnault). MediaWiki n’est pas forcément simple à installer [4], mais après, il suffit de créer une nouvelle page puis de copier coller le document dedans.

– Le portail et logiciel documentaire PMB de la société PMB Services. Selon la description de ma collègue Carole Guelfucci, « plusieurs cabinets d’avocats utilisent ce logiciel libre. A l’origine, PMB est un logiciel plutôt dédié aux bibliothèques (publiques) mais avec de la personnalisation, il peut tout à fait s’adapter à la gestion d’unités documentaires de toutes sortes comme la jurisprudence ou la doctrine.
PMB est un logiciel libre donc gratuit dans l’absolu. Néanmoins, pour son paramétrage et sa personnalisation et pour obtenir un portail qui corresponde aux attentes, il est conseillé de se faire aider, en l’occurrence par le prestataire PMB Services.
On ne paye pas de licence mais du service. Le coût de la solution dépend du degré de personnalisation. Plus qu’une base de données de connaissances, on obtient dans ce cas un véritable portail documentaire. Tout dépend alors de la nature du projet. »
Un point important : il existe un club bien actif des utilisateurs juridiques de PMB. Les comptes-rendus de ses réunions sont disponibles sur le blog de Carole.

– SharePoint de Microsoft est un logiciel de gestion de contenu ("content management System"", CMS) pour intranets. Comme le rappelle Beatriz Chatain, il permet de réaliser des arborescences, est collaboratif et peut être utilisé assez "rapidement" sans développement particulier. L’avantage de SharePoint en entreprise, c’est que la licence SharePoint est souvent déjà incluse dans la licence Office globale négociée par la firme.

– Le moteur de recherche et d’indexation dtSearch. Voir notre article Moteurs de recherche internes gratuits ou pas chers pour PC (desktop search). Selon le traducteur Jean-Marie Le Ray, c’est « la Rolls-Royce des moteurs de ce genre ».
Le stockage et la gestion des documents reste en revanche à confier à une application comme l’Explorateur Windows avec une structure en répertoires. Une version de dtSearch peut même fonctionner sur des clouds professionnels très puissants comme Azure de Microsoft ou AWS d’Amazon.

Ambitieux et très puissant

– Pour un professionnel solo ou une petite équipe, la base de données Open Avocat montée par l’avocat spécialiste du contentieux des accidents médicaux Dimitri Philopoulos, et qui réutilise Legifrance, est un bon exemple de ce qui est possible pour un coût très faible.
Mais attention : pour les données Legifrance, elles sont en XML. Leur traitement optimal demande des compétences informatiques

– Pour une grosse structure, rappelle Beatriz Chastain, « les systèmes de GED de type iManage (ex-MailSite, ex-FileSite) permettent de gérer des arborescences assez finement construites avec des fonctionnalités très développées. C’est ce que les cabinets de grande taille ont en général, mais c’est cher ».

Une remarque personnelle : l’absence de produit simple à part les "drives" des "clouds" — que d’anglicismes ! — laisse un peu de place pour un produit web centré autour d’un moteur de recherche efficace, rapide et sécurisé par code d’accès. Cela dit, le moteur, c’est toute la difficulté : des qu’on veut de l’optimisé, sauf exception à la dtSearch, ça a tendance à chiffrer.

NB 1 : si vous voulez garder les décisions au format PDF, c’est possible, mais les moteurs de recherche seront alors moins bons ... ou plus chers.

NB 2 : évitez d’utiliser le module de gestion de documents de votre logiciel/application de gestion de cabinet d’avocats (Kleos, PolyOffice ...). Ce n’est pas conçu pour.

Des contacts et des SSII

– Aller faire un tour un soir à une réunion Open Law. Il y a dans ce forum beaucoup de contacts à prendre et de trucs à échanger.

– Plusieurs legal tech ont des compétences dans ces domaines mais celles-ci ne sont pas gratuites. Des sociétés connues ? Luxia, Lexbase ... (liste non exhaustive).

– Faire appel à un documentaliste indépendant pour élaborer une solution peut permettre de mettre en place quelque chose de pratique et pas très cher. Pour une liste des documentalistes indépendants, voir sur ce blog notre billet Documentalistes juridiques free lance et autres indépendants du secteur de l’information juridique. Et là, comme le souligne ma collègue Carole Guelfucci, PMB peut être un choix de logiciel, l’importance de la prestation de service de la société PMB pouvant étre réduite par les connaissances du documentaliste. La société PMB a d’ailleurs l’habitude de travailler avec des bibliothécaires documentalistes.

D’autres pistes ? Les commentaires sont ouverts.

Emmanuel Barthe
documentaliste juridique