Résoudre ses problèmes d’utilisation en bureautique

Word, Excel et les autres : tout pour faire marcher nos logiciels de tous les jours

Nous travaillons tous les jours avec la gamme de logiciels Office de Microsoft (principalement Outlook, Word , Excel et PowerPoint, certains d’entre nous Access). Certains travaillent, notamment chez eux, sous OpenOffice, voire StarOffice [1], les principales suites bureautiques open source [2].

Si nous avons fini par nous habituer à la difficulté de trouver dans les menus ce dont nous avons besoin, il reste que ce n’est pas si ergonomique que ça. Microsoft a d’ailleurs présenté dans la prochaine version de Windows (Windows Vista [3]) une refonte du système de menus et commandes. Reste à voir si ce sera réellement mieux.

C’est donc l’occasion de notre part d’un grand merci :

• aux formatrices/teurs [4]. Peu de gens font de grands progrès dans l’utilisation de la bureautique sans formation et formateurs. Personnellement, je me débrouille pour apprendre pas mal de choses par moi-même, mais il me faut parfois m’acharner et prendre du temps
• aux sites web de type tutoriels, notamment Comment ça marche ? (l’informatique) (CCM) et ses forums [5] et côté logiciels libres les tutoriels de Framasoft, et aussi, voire surtout aux sites web d’astuces informatiques, comme PC Astuces et aux forums de discussion [6] et à leurs membres, qui permettent, beaucoup plus facilement que l’Aide d’Office [7], de trouver une réponse pertinente
• et, quand même, à la Knowledge Base de Microsoft (KB, base de connaissances), qui fait partie de la rubrique Support du site de Microsoft). C’est de loin la meilleure et la plus complète des ressources disponible gratuitement sur Office, mais son contenu est très technique et son interrogation reste difficile pour les non informaticiens et non spécialistes de la recherche. De plus, certaines fiches en sont pas traduites en français. Je recommande de la privilégier quand même, ou au moins de vérifier dans les résultats du moteur de recherche si une page de la KB y figure bien et le cas échéant de ne pas négliger de la consulter. Elle est hélas rarement citée sur les forums, car seuls les informaticiens et développeurs la connaissent bien
• au fait, si vous les avez, n’oubliez pas les manuels papier de Microsoft (ils ne sont en général hélas plus livrés gratuitement avec les logiciels et sont payants). Même si la qualité des manuels a baissé et que de moins en moins de personnes les utilisent [8], le feuilletage d’un ouvrage papier permet souvent de balayer rapidement son contenu et ainsi de trouver l’information recherchée.

Les tutoriels en lignes et forums ne valent pas un formateur mais pour des problèmes précis et limités, ils peuvent dépanner efficacement. D’autant qu’ils sont relativement faciles à fouiller avec les moteurs de recherche.

Si facile que ça ? Oui, mais à deux conditions :

• poser une question détaillée et avec les termes corrects, de préférence ceux employés dans les menus des logiciels
• traduire vos termes de recherche en anglais si ça ne donne rien en français. C’est souvent nécessaire.

Prenons deux exemples :

• la présence permanente du volet Office à droite de l’écran peut gêner. Elle fait perdre de l’espace à l’écran et les liens et informations que le volet Office propose ne servent pratiquement jamais à rien. Tapez dans un moteur : volet Office désactiver. Sur Google, la premier résultat est le bon et c’est une page de la rubrique Assistance du site web de Microsoft. Une page du forum de 01net donnant la réponse est également en 3e position. Cette page de forum apparaît même si vous tapez : affichage volet Office, une requête pourtant un peu moins pertinente, alors que là, les résultats du site de Microsoft, pourtant donnés par Google en première et deuxième place, ne sont pas pertinents. Conclusion : soit les forums sont plus pratiques, soit ils sont mieux indexés par les moteurs. Peut-être un peu des deux ...
• pour se débarasser du Compagnon Office [9], tapez : compagnon office désactiver dans un moteur de recherche. L’important, ici comme dans l’exemple précédent, c’est le mot "désactiver" [10], car c’est le terme exact utilisé par Microsoft. Avec ce terme, le premier résultat de Google (3e chez Yahoo Search) est le bon, c’est une fiche de la rubrique Accessibilité du site de Microsoft pour l’Afrique du Nord.

Emmanuel Barthe
(qui a été responsable informatique en petite structure ...)