Mémentos et Codes : faut il laisser tomber les éditions imprimées ?

Résultats d’un sondage express sur ces ouvrages chers aux juristes et leur versions en ligne — Où l’on constate, une fois de plus, que les formats papier et numérique coexistent au lieu de s’exclure

Danielle, documentaliste en cabinet d’avocats anglo-saxon a fait un petit sondage révélateur sur la transition du papier imprimé vers le en ligne à propos des Codes et Méméntos Francis Lefebvre, sondage initié sur la liste Juriconnexion.

Voici son message d’origine [1] :

Sondage express "Codes et Mémentos"

« Nous distribuons chaque année à nos avocats un nombre conséquent de Mémentos et Codes, produits imprimés, auxquels ceux-ci sont encore très attachés. Cette politique coexiste chez nous avec la mise à disposition, via un portail intranet, de certaines bases de données en ligne ; ce qui équivaut à doubler,
dans une certaine mesure, notre offre de documentation au sein de notre cabinet.

Compte tenu des coûts importants générés par l’achat de ces ouvrages et aussi des problèmes récurrents qui se posent lors de leur élimination chaque année,
nous réfléchissons actuellement sur l’opportunité de fournir uniquement ces ouvrages en ligne, en gardant, bien entendu, quelques exemplaires imprimés en
bibliothèque.

Ceci nous conduit à faire une petite enquête sur les politiques mises en œuvre par l’ensemble de nos collègues des différents cabinets d’avocats et sur l’acceptation par les utilisateurs de ces méthodes de travail qui, pour être maintenant reconnues n’en sont pas moins encore difficiles à mettre en œuvre.

[...]

1. Combien de personnes utilisent la documentation juridique au sein de votre structure ?
a/ moins de 30
b/ entre 30 et 50
c/ entre 50 et 100
d/ plus de 100
Vos remarques :

2. Avez-vous mis en place l’offre en ligne des principaux éditeurs juridiques ?
(répondre par Oui ou par Non) :
2.1 Francis Lefebvre :
2.2 Lamy :
2.3 Dalloz :
2.4 Autres :
Vos remarques :

Si oui :
3. Avez-vous supprimé toute distribution individuelle d’usuels sur support papier ?
(répondre par Oui ou par Non) :
3.1 Codes :
3.2 Mémentos :
Vos remarques :

4. Avez-vous instauré un système mixte : offre en ligne + distribution à un nombre limité d’utilisateurs (ex. : un ou plusieurs par équipe) ?
(répondre par Oui ou par Non)
4.1 Codes :
4.2 Mémentos :
Vos remarques :

5. Vous êtes-vous heurté à des réticences voire des refus catégoriques d’un certain nombre de personnes ou de l’ensemble de la structure sur le changement de support de la documentation ?
(répondre par Oui ou par Non) :
Vos remarques :

6. Si vous avez opté finalement pour l’un des deux systèmes (tout en ligne ou mixte), constatez-vous que cet aménagement est satisfaisant au regard de :
Votre réponse (répondre par Oui ou par Non) :
6.1 de l’économie réalisée :
6.2 de la qualité de l’outil :
6.3 de la satisfaction des usagers :
Vos remarques :»

Merci à tous ceux qui ont répondu. Danielle a finalement obtenu un échantillon fort "parlant" des pratiques des utilisateurs.

Voici la synthèse qu’elle a publié sur la liste Juriconnexion. Elle a accepté que je la reproduise ici. Je souhaiterais en effet lui donner une plus large publicité — pour une fois que ce n’est pas moi qui explique que le papier n’est pas prêt de mourir dans nos entreprises et services juridiques :-)

Pour ma part, je m’approche de la position de Danielle, qui expliquait :

« En ce qui concerne mon cabinet, si j’ai été tentée de proposer que soit franchi le pas du "tout électronique", je mettrai pour le moment ce projet en veilleuse en attendant que l’évolution des mentalités, l’amélioration des techniques de lecture sur écran et la nécessité de s’adapter à des modèles de consommation vertueux nous conduisent peut-être vers des chemins plus numériques. »

Résultats de l’enquête sur les pratiques des cabinets d’avocats services juridiques concernant l’utilisation des produits en lignes.

Cette enquête visait en particulier la fourniture aux usagers de codes et mémentos (en ligne ou sur support papier). Le but était de comparer les politiques mises en oeuvre par les centres de documentation en corrélation avec les souhaits des utilisateurs. Il y a eu 21 réponses [les mentions entre crochets sont de nous].

La première question nous a permis d’identifier la nature des structures juridiques interrogées. Il s’agissait pour l’essentiel de cabinets d’avocats (excepté deux directions juridiques d’entreprise). Un premier tri a été fait en fonction de la taille [nombre d’avocats ou juristes d’entreprise] :

• 0-30
• 330-50
• 550-100
• 5100 et plus.

1er constat : La grande majorité des structures proposent un accès en ligne aux principaux éditeurs fournisseurs de mémentos et de codes. [NB Emmanuel Barthe : ce qui ne signifie pas que tous les juristes y adhèrent et l’utilisent quotidiennement ...]

• 100% des participants sont abonnés aux Navis des Editions Francis Lefebvre
• 75% à tout ou partie de la plateforme Dalloz.fr des Editions Dalloz. Ici, la souscription est proportionnelle à la taille des cabinets : de 33% (- de 30 juristes) à 86% (+ de 100 juristes)
• 70% à la plateforme Lamyline Reflex des Editions Lamy (Wolters Kluwer France). La souscription est ici aussi proportionnelle à la taille des cabinets : de 33% (- de 30 juristes) à 100% (+ de 100 juristes).

2e constat : [les] structures ayant adopté le tout en ligne [sont très rares]

Un seul cabinet (dans la tranche de 50-100 avocats) a adopté le tout en ligne. Mais la seule la distribution des Mémentos est concernée (Navis Affaires). Le système de distribution de codes imprimés a été conservé [, lui].

3e constat : Structures ayant adopté l’offre mixte

1er cas : système en ligne + offre limitée à certaines catégories d’utilisateurs).

Dans ce cas, la proportion des codes fournis en ligne (45%) est légèrement supérieure à celles des mémentos (40%). La distribution des ouvrages se fait par domaine de compétence (quelques exemplaires par équipe), par lieu géographique (libre service à chaque étage). Les critères de choix sont liés à la fréquence de l’utilisation, et également aux années d’expérience (Les seniors et associés étant naturellement favorisés). il a été notamment souligné que la suppression des codes pourraient engendrer beaucoup d’impression papier.

2e cas : système en ligne et distribution à tous.

S’adresse plutôt aux structures de 50-100 et plus de 100. Diverses solutions sont mises en œuvre :

• possibilité pour chaque avocat de commander 2 codes + 1 mémento annuellement au choix
• distribution systématique de 3 ouvrages
• 2 codes par juriste mais les mémentos sont en consultation à la bibliothèque
• dotation d’un seul code par avocat
• une personne "rêve de supprimer l’offre papier" » !

En ce qui concerne les réticences et refus

Dans l’ensemble, la grande majorité des structures se rallie à l’installation des produits en ligne à condition que celle-ci soit couplée avec les produits imprimés. Le principal argument étant que la consultation répétées de ces usuels est plus aisée que sur écran et que le problème technique toujours possible sur ordinateur ne se pose pas. On note moins de réticences sur l’utilisation des encyclopédies et des revues. Il est à souligner que ce sont les associés et les seniors qui sont le plus demandeurs de produits papiers, l’arrivée de jeunes juristes tendant à diminuer les réticences à l’usage des produits électroniques. Pourtant, dans les structures qui ont limité l’offre papier, les utilisateurs ont fini par tous s’habituer à cette nouvelle manière de travailler.

Conclusion

Le papier a encore de belles heures devant lui et l’offre de nos centres de documentation sera encore et pour longtemps cumulative. Les deux supports restent complémentaires : le contenu en ligne permettant une approche interactive et dynamique de la documentation et le papier constituant un support concret et facilement accessible.