Archiver et signaler une thèse : circuit et délais

A la faveur de l’affaire de l’annulation pour plagiat de la thèse d’Arash Derambarsh [1], sur un fil de discussion sur Twitter débuté par le compte Twitter anti-plagiat Thèse et Synthèse, et suite à des questions de Damien Petermann, doctorant en géographie (son blog de recherches sur Hypotheses), Maïté Roux, responsable du service des thèses de l’ABES vient de donner une vue exceptionnellement précise de la chaîne de traitement des thèses une fois la thèse rédigée.

Il est aussi question dans ce thread (vers le début et la fin) de détection et de détecteurs de plagiat et de qui est le mieux placé pour le détecter parmi les directeur de thèse, rapporteur et al.

NB : pour le meilleur de nos billets sur les thèses, voir sur ce blog Tout sur les thèses de droit.

Je copie-colle l’essentiel :

Quel est le temps de traitement de l’archivage électronique de la thèse par l’école doctorale (ED) après soutenance ?

« La moyenne nationale est d’un peu moins d’un an pour archiver et signaler une thèse. Donc, malheureusement, ça n’a rien d’étonnant. Certains établissements sont très en retard.

Oui. Le fichier validé par le jury (version avant soutenance OU version corrigée à la demande du jury) doit être traité par l’établissement de soutenance. Le fichier est envoyée pour archivage pérenne au CINES (Centre Informatique National de l’Enseignement Supérieur) [2] et signalé dans http://theses.fr et le Sudoc. En soi, ce n’est pas une opération longue.

Ce qui peut prendre du temps, c’est :

1/ la récupération du fichier de thèse si l’établissement ne l’a pas récupéré avant la soutenance (ce qui arrive), ou si le docteur tarde à faire les corrections.

2/ la réception de tous les documents administratifs : PV de soutenance, avis du jury, avis de confidentialité, autorisation de diffusion, etc.

3/ les moyens humains alloués au traitement des thèses par l’établissement de soutenance. L’archivage et le catalogage des thèses sont confiés au SCD/BU de l’établissement. Souvent, cette activité vient en plus d’autres activités, d’où des délais.

Certains SCD traitent les thèses au fur et à mesure de leur réception, d’autres les traitent par lot, une, deux ou trois fois par an, ce qui peut allonger les délais.

J’ajoute un 4/ un peu technique : l’indexation contrôlée de la thèse. Pour indexer une thèse, les catalogueurs utilisent le référentiel Rameau principalement. Ce référentiel est géré par la BnF. Si certains termes techniques sont absents de Rameau, il faut faire une demande d’ajout. Le traitement de la demande peut être long. Or, dans les thèses, il y a souvent des termes très techniques, mais importants, qui ne sont pas forcément présents dans Rameau. Cela peut retarder le catalogage. »

Et la mise en ligne de la thèse par l’université (sur son propre site ou dans TEL) a lieu à la fin de cette procédure ? (Sachant que le/la docteur.e peut déposer aussi lui/elle-même dans TEL)

« Tout dépend. En fait, tout ce travail d’archivage et de signalement est effectué dans une application : STAR.

Si l’établissement a choisi de diffuser sa thèse sur TEL : STAR effectue lui-même l’envoi de la thèse dans TEL une fois que l’établissement a validé l’archivage et le signalement.

Si l’établissement a choisi de diffuser les thèses sur http://theses.fr : idem, la diffusion se fait une fois l’archivage validé.

Si l’établissement a choisi de diffuser ses thèses sur sa propre archive ouverte (AO) : il saisit l’URL de diffusion dans STAR, mais fait lui-même le dépôt du fichier sur son AO (nous ne pouvons pas établir de pont entre STAR et chaque AO). En, revanche, l’établissement récupère les métadonnées de STAR pour alimenter son AO : donc il n’a qu’à ajouter le fichier.

Pour récapituler :
1/ dans STAR, le catalogueur dépose le fichier de la thèse, avec ses annexes, puis saisit toute les métadonnées descriptives
2/ quand il a fini son travail, il valide
3/ le fichier est envoyé pour archivage au CINES.
4/ si l’archivage est OK => le fichier est ensuite envoyé vers TEL pour diffusion. 5/ si TEL reçoit bien le fichier (c’est OK), l’URL de diffusion est retournée à STAR. 6/ STAR envoie alors les métadonnées complètes au Sudoc et à http://theses.fr

Petit bonus : la thèse arrive dans le Sudoc => chaque nuit, un petit programme tourne pour savoir s’il existe, dans le Sudoc, d’autres versions de la thèse (une reproduction sur microfiche, un tirage imprimé, une version publiée chez un éditeur)

Si oui : le programme crée une "famille" et envoie l’information à http://theses.fr => c’est pour cela que, sur http://theses.fr, toutes les versions d’une même thèse sont groupées sous une même page.

Ce ne sont pas les catalogueurs qui regroupent les informations, mais un algorithme. En fait, personne n’alimente http://theses.fr. http://theses.fr est alimenté automatiquement par STAR, par le Sudoc, et par l’application STEP pour les projets de thèses. »