Comprendre et pratiquer le records management "à la française"
L’ADBS met en ligne gratuitement sur son site web un document sur le "records management" à la française :
Comprendre et pratiquer le records management : Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises.
Il s’agit d’un document remarquable, écrit à plusieurs mains, permettant de comprendre en détail ce qu’est le records management, cette pratique anglo-saxonne de gestion de l’ensemble des dossiers et documents destinés à être archivés. Le records management a notamment pour particularité de concerner non seulement les documents déjà archivés, mais également les documents courants (ce qui distingue le records management de l’archivage classique tel que nous le connaissons en entreprise).
Le records management se développe en effet en France, notamment dans les bureaux et filiales français des sociétés anglaises et américaines et, chez les anglo-saxons, il est souvent confié au documentaliste et non à un archiviste.
En cabinet d’avocats, cela amène un changement : le documentaliste, qui jusqu’ici n’intervenait pas sur les dossiers, est amené, en devenant "records manager", à chapeauter les assistantes qui assuraient classiquement le classement/rangement des dossiers seules ou sous la houlette de l’"office manager"/directeur administratif.
Les aspects légaux de conservation sont traités.
Extrait de l’introduction :
« Ce document a été rédigé dans le cadre du groupe métier "Records management", commun à l’Association des archivistes français (AAF) et l’Association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS).
« Il présente les caractéristiques essentielles du records management sous une forme synthétisée et illustrée de quelques exemples tirés du terrain (paragraphes en retrait et en italique).
« Compte tenu de la proximité des métiers de records management et de gestion des archives, et de la difficulté du concept à trouver sa place en France auprès des professionnels en charge de la gestion des archives courantes et intermédiaires, le groupe de travail a souhaité analyser la norme ISO 15489 au regard des pratiques de l’archivistique française, afin d’éclaircir et de démythifier le concept de records management.
« La version actuelle de la norme ISO 15489 comporte en effet des manques et des ambiguïtés, difficultés manifestes pour un public français dues en partie à la différence des pratiques anglo-saxonnes par rapport à
celles des archivistes français, et en partie à la difficulté de transposer dans la langue française certains concepts de l’anglais.
Des interprétations ont été faites en s’appuyant sur les connaissances des auteurs (textes dans les encadrés bleus). Hormis la définition des responsabilités du records manager, ces interprétations ne contredisent pas la norme dans sa version actuelle. »
Extrait du sommaire :
Champ du records management
Objet du records management
Champ du records management
Objectifs du records management
Politique de records management
Responsabilités du records management
Outils du records management
Processus du records management